O mundo está cada dia mais cheio de estímulos e nos vemos cada vez mais atarefados, com a sensação de que não daremos conta de resolver todas as atividades e tarefas que nos propomos a fazer. O senso de urgência tomou conta de todos, e se deixamos de responder uma mensagem na hora ou não resolvemos as pendências instantaneamente ficamos bem frustrados.

Com o tempo “aparentemente” cada dia mais escasso, precisamos aprender a pausar para “respirar” e planejar nossos dias, listar nossas tarefas e priorizar o que de fato temos que fazer.

Nós da PH3 somos entusiastas das agendas, tanto as tradicionais (impressas), agendas online (Google Agenda, por exemplo) ou até mesmo aplicativos.

O importante, nesse caso, é experimentarmos com qual desses formatos nos damos melhor, para assim definirmos qual iremos usar, e não nos prendermos às soluções virtuais apenas por serem mais modernas ou estarem na moda! O bom e velho papel continua muito útil.

Organizando sua agenda:

O primeiro passo necessário é listar as tarefas a serem feitas, os compromissos assumidos, aniversários, viagens, prazos e ideias em geral. É sempre importante separar as tarefas que temos que fazer das ideias ou coisas a longo prazo.

Após essa listagem o ideal é todo início de manhã checar a agenda e programar o que será feito naquele período. Ao final do período ou começo do outro, é interessante assinalar tudo aquilo que foi feito, de forma “a comemorar” o que foi concluído. Já as tarefas que não foram feitas, devem ser olhadas criticamente para entender quais motivos que impediram que fossem concluídas, para assim aprimorar o planejamento de tarefas e estimar de forma mais apropriada nossa capacidade diária. Devemos ficar atentos à quantidade de tarefas e o tempo utilizado. Podemos concluir que estamos com tempo a menos ou a mais do que é necessário, ou então não estamos sendo eficientes em sua utilização.

Além disso, pode-se definir horários diários para executar determinada tarefa, por exemplo: Responder fornecedores das 10h às 12h, ou então fazer compras todas as 2as e 4as pela manhã. Estabelecer horários é muito importante para não passamos o dia todo sendo interrompidos ou perdendo o foco, afinal perde-se muito tempo quando falta foco ou pula-se de tarefa em tarefa. O ideal é tentar terminar uma tarefa antes de começar a outra, pois assim nosso cérebro fica menos cansado.

Para quem nunca utilizou uma agenda pode parecer algo distante e difícil de fazer, mas através dela conseguimos enxergar como estamos utilizando nosso tempo, como estamos priorizando nossas atividades e se estamos sendo eficientes e, assim, melhorar nosso controle de tempo.

Eu (Théo) e a Natalia utilizamos a Agenda do Google e anotamos algumas coisas no papel também, para nós esse híbrido é o melhor caminho. Temos clientes que preferem aplicativos e outros a versão em papel, e todos eles reforçam como faz diferença ser organizado. 

Se quiserem mais dicas ou informações entrem em contato com a gente, será um prazer ajudá-los!

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