Diariamente, dentro das empresas, surgem inúmeras ideias e iniciativas, porém muitas delas são abandonadas ou até mesmo as que são postas em prática acontecem com morosidade.

Em conjunto com ideias e iniciativas que precisam ser postas em prática surge também a necessidade de resolução de problemas e melhorias, e estas nem sempre podem esperar pela execução a longo prazo.

Uma opção para agilizar os projetos, melhorias e solução de problemas é utilizar métodos comprovados de gerenciamento de processos. Uma forma bastante efetiva de colocar planos em ação, calculando-se os riscos de maneira assertiva, é com o auxílio da ferramenta PDCA.

O que é o ciclo PDCA?

 

O PDCA é um método de melhoria contínua que pode ser aplicado por qualquer pessoa em qualquer área dentro de uma empresa. Após a compreensão das etapas e importância de cada parte do ciclo, o PDCA torna-se um grande aliado de empresas de sucesso.

Essas quatro letras são as iniciais, em inglês, de Plan, Do, Check e Act (planejar, executar, checar e ajustar), um método de gestão que direciona a maneira que um problema é resolvido.

O método é divido em 4 etapas, correspondentes a cada uma das letras, e costuma ser aplicado para situações onde a resolução não é facilmente visualizada, também é utilizado com frequência para projetos de melhoria contínua de processos.

Um dos objetivos do PDCA é ajudar a entender como um problema surge, e como resolver. Seu foco é na causa e não nas consequências. No PDCA, o planejamento não é algo definitivo e pode sofrer alterações sempre que necessário, o PDCA é um ciclo contínuo que deve ser melhorado quando necessário.

A cada aplicação do PDCA ele pode trazer resultados diferentes e complementares, pois é utilizado como métodos para melhorias constantes para alcançar os melhores resultados. Com o método se torna mais fácil identificar problemas e dessa forma revisar e ajustar para o próximo ciclo de aplicação.

Qual a importância e quais benefícios o método PDCA traz ao seu negócio?

A importância do uso do PDCA está diretamente ligada aos seus benefícios. O método traz consigo uma série de benefícios, além da solução das situações iniciais que motivaram sua implementação. O método PDCA utilizado de forma contínua traz cada vez mais vantagens para a empresa.

Listamos abaixo alguns dos principais benefícios para utilização do PDCA:

• monitora constantemente, gerando identificação precoce e prevenção de perdas
• facilita as tomadas de decisões
• diminui o tempo de resposta de diferentes ambientes
• agiliza processos de gestão, deixando-os mais claros e objetivos
• engaja e motiva equipes, definindo a responsabilidade de cada um dentro do processo
• transforma o aprendizado e as melhorias em processos contínuos
• evita desperdício de tempo com soluções ineficientes
• melhora na comunicação

Existem ainda muitas outras vantagens sobre o método PDCA, porém, apenas com as listadas anteriormente é possível ter uma noção do impacto que o PDCA pode causar em uma empresa.

Quais as etapas do PDCA?

Inicia-se o ciclo através da definição do problema a ser resolvido, que pode ser uma não conformidade, um novo processo na empresa ou até um novo produto. É composto por quatro etapas:

○      P – Plan (Planejar):

Após a definição do problema é importante criar o plano de ação, que contém todas as ações que serão feitas para resolvê-lo. Define-se quais serão os objetivos, as entregas no final desse processo, quem serão os responsáveis e quais os prazos.

O levantamento de dados é fundamental para que um bom planejamento possa ser elaborado através dele. Na hora de organizar as informações e começar a traçar os indicadores prefira reuniões produtivas e objetivas.

○      D – Do (Executar):

Com o planejamento em mãos, são realizadas as tarefas planejadas. É sempre importante manter a equipe unida e ciente de tudo que foi planejado. A dica é documentar as ações, listando os pontos positivos e os negativos resultantes desse momento.

Caso você se depare com alguma ação que não possa ser executada, é hora de voltar à primeira etapa e refazer o planejamento, antes mesmo de seguir em frente.

○      C – Check (Checar):

Com as ações realizadas, inicia-se a análise para verificar se o planejado aconteceu de forma satisfatória e verificam-se os resultados obtidos. É feito um comparativo das entregas propostas com as entregas que de fato aconteceram.

Dica, algumas ações podem ser acompanhadas desde sua implementação, permitindo assim que ajustes sejam feitos durante o processo. Após a análise dos resultados, são feitas as correções necessárias para o próximo ciclo, que já é o próximo passo.

○      A – Act (Ação):

Com base nas comparações da etapa anterior deve-se concluir e padronizar o que saiu de acordo com o planejado. Já os pontos que não saíram de acordo com o planejado deverão ser revisados e, assim, reinicia-se o ciclo.

Esta etapa representa o fim e o recomeço, ao encerrar as ações corretivas, um novo ciclo deve ser iniciado. Se não forem necessárias ações corretivas, criou-se um padrão que deve ser seguido.

Como aplicar o PDCA na minha empresa?

Implementar uma nova cultura nem sempre é fácil, um dos primeiros passos deve ser o treinamento da equipe, para que todos compreendam o ciclo PDCA, como ele funciona e como aplicá-lo. Uma das melhores formas de fazer isso é com a ajuda de uma consultoria empresarial.

Na hora de aplicar o PDCA, é preciso ter muito cuidado com as armadilhas, fazendo com os passos não sejam aplicados corretamente e os resultados nunca sejam satisfatórios. A etapa do planejamento deve ser sempre a maior etapa do processo, onde é gasto mais tempo. Planejamentos realizados de forma rápida podem deixar de fora pontos extremamente importantes para a execução do processo.

Demorar para iniciar a ação é outro fator que pode prejudicar os resultados do PDCA. A demora pode acabar ocorrendo por vários motivos, entre eles a resistência do time em novos métodos, ou a falta de entendimento dos benefícios que serão alcançados. Neste caso, a contratação de uma consultoria elimina estas possibilidades. Ao ter alguém de fora acompanhando, o time fica mais focado em seguir as orientações.

A hora de checar as ações também pode esconder fraudes na execução do PDCA. Neste passo, não é realizada uma simples conferência, e sim um acompanhamento do que foi feito, e porque foi ou não feito de acordo com o planejado. Por isso, é possível ir acompanhando algumas ações durante sua execução.

As ações do PDCA são atitudes programadas, baseadas em planejamentos, e não ações para apagar incêndios. Um planejamento bem feito, dificilmente causa a necessidade de ações de emergência. Realize todas as etapas do ciclo de acordo com as orientações, não pule etapas. O planejamento é a chave fundamental para que todas as outras peças funcionem de forma adequada.

É muito raro que durante a primeira aplicação do PDCA já existam resultados satisfatórios, é comum que o ciclo rode algumas vezes até que o processo padrão seja encontrado. Não se frustre na sua primeira vez as ações não atingirem as expectativas. O PDCA é um ciclo, as coisas devem seguir rodando, para que funcionem.

Diagnóstico Gratuito – Ph3 Consultoria

Considere a inclusão de métodos ágeis no seu plano de negócio, a aplicação de melhorias através de consultorias externas, pode fazer parte do seu orçamento. Essas ações são investimentos a longo prazo, que sempre trazem resultados assertivos.

A partir do PDCA é possível testar ideias e soluções de problemas. Ao checar, foque no que deu certo, e ajuste o que precisa de aperfeiçoamento. A análise de resultados é fundamental para que o novo ciclo seja iniciado com todos os passos alinhados. A Ph3 Consultoria pode te ajudar nesse processo e tornar a aplicação do PDCA muito mais simples.

Oferecemos opções de diagnóstico gratuito para o seu negócio, faça sua solicitação sem compromisso e descubra como alcançar suas metas de crescimento e aplicar o PDCA para sua melhoria contínua.

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